Hướng dẫn các bước Outsource Content từ A – Z

Outsource Content là một phương pháp cực kỳ hiệu quả để giúp bạn tiết kiệm thời gian và nỗ lực trong việc sản xuất nội dung cho website hoặc kênh marketing của mình.

Tuy nhiên, việc thực hiện Outsource Content không phải là điều đơn giản, đặc biệt là đối với những người mới bắt đầu. Việc tìm kiếm người viết, lựa chọn chất lượng và quản lý quá trình thực hiện là những thách thức mà bạn có thể gặp phải.

Vì vậy, trong bài viết này, sẽ đề cập đến các bước cơ bản như: lựa chọn người viết, thiết lập yêu cầu, đàm phán giá cả và quản lý quá trình thực hiện.

Ok, bắt đầu thôi!

Bước 1: Đăng tin tuyển CTV và form ứng tuyển

1. Soạn nội dung đăng tuyển

Nội dung đăng tuyển CTV content bao gồm các thông tin sau. Lưu ý là tùy vào lĩnh vực mà sẽ có yêu cầu khác nhau nhé.

Thứ nhất phần Mô tả công việc.

• Viết bài theo keyword, outline có sẵn.
• Viết bài ngắn gọn, xúc tích, không lan man, không kéo dài ký tự.
• Đảm bảo bài viết unique >90%
• Hỗ trợ đăng bài lên site WordPress

Thứ 2 Yêu cầu đối với CTV.

• Tôn trọng deadline, tuân thủ guideline, viết chỉnh chu, không sai chính tả.
• Trình độ 12/12 trở lên (không yêu cầu chứng minh)
• Ưu tiên các bạn đã có kinh nghiệm viết mảng làm đẹp, sức khỏe, review,…
• Sinh viên ngành báo chí, truyền thông là một lợi thế.

Thứ 3 Quyền lợi.

• Bài test đầu tiên có trả tiền (60đ/từ)
• Nhuận bút thỏa thuận theo năng lực (từ 60đ trở lên)
• Làm việc online tại nhà
• Cộng tác lâu dài, trung bình 30-60 bài/tháng.
• Có cơ hội cộng tác viết thêm các lĩnh vực khác của cty như: Ielts, tài chính, công nghệ,…

Thứ 4 là các yếu tố liên quan cần thiết mà bạn muốn đối với CTV. Ví dụ như: 

• Giới tính
• Thông tin liên hệ
• Khu vực đang sống
• Nghề nghiệp hiện tại
• Đã có kinh nghiệm viết content hay chưa, nếu có thì gửi bài đã viết qua,…

Trên đây là một số vấn đề cần có trong Form ứng tuyển.

2. Tạo mẫu Google Forms

Tiếp theo là cách bạn tạo Form. Ở đây tôi dùng Google Forms đơn giản dễ thực hiện và quản lý.

Tạo Forms với đầy đủ các thông tin đã trình bày ở trên. Link tham khảo

3. Đăng bài trên các nhóm, cộng đồng Content

Sau khi đã tạo được Forms đăng ký, việc tiếp theo là đăng tin tuyển CTV Content trên các hội nhóm.

– Tham gia group phù hợp:

• Chợ content
• Chợ viết
• Cùng Làm Content Tại Nhà
• Viết Bài Content Chuẩn SEO
• Gen Z tập viết Content
• Mỗi Ngày Một Chút Content
• …

– Xem group có cho đăng tuyển CTV không

– Đăng bài và chờ duyệt

Sau đó, việc của bạn là chờ các “Câu trả lời” từ ứng viên và lựa chọn ứng viên phù hợp ở bước tiếp theo của khóa học này nhé!

Bước 2: Sàn lọc ứng viên và chọn CTV phù hợp

Sau khi đã đăng bài tuyển CTV trên các hội nhóm, bạn có thể sẽ nhận được rất nhiều câu trả lời từ Forms. Việc bạn cần làm là sàn lọc lại và tìm được ứng viên phù hợp nhất với yêu cầu của bạn.

Ưu tiên những ứng viên điền đầy đủ thông tin, trả lời đầy đủ các câu hỏi của Forms. Những ứng viên điền câu trả lời một cách hời hợt hoặc không cung cấp các phương thức liên lạc thì bạn có thể loại ngay từ vòng gửi xe.

Tiếp theo là tùy thuộc vào tiêu chí của mình mà lựa chọn các ứng viên. Lựa chọn các ứng viên đã có kinh nghiệm viết bài đối với mảng mà bạn yêu cầu vì họ am hiểu rõ hơn về mảng này. Tuy nhiên, không có nghĩa là các ứng viên chưa có kinh nghiệm viết mảng đó mà bạn loại.

Đọc qua bài mà các ứng viên đã viết để xem văn phong cũng như các trình bày ý, diễn đạt logic hay không,…

Một yếu tố nữa là nếu ứng viên cung cấp link facebook cá nhân, bạn cũng nên “soi” facebook của họ thử nhé. Thông qua facebook cá nhân, bạn cũng có thể biết được phần nào tính cách của ứng viên.

Ví dụ: Đối với những ứng viên thường xuyên chia sẻ hay đăng status tâm trạng, buồn bã hay hơi hướng trẻ con thì bạn cũng nên cân nhắc về việc liệu họ có đảm bảo đúng deadline bài viết cho mình không nhé.

Bước 3: Phỏng vấn ứng viên

Trao đổi với CTV thỏa thuận nhuận bút

Sau khi đã chọn được ứng viên phù hợp bạn phải thỏa thuận lại mức giá tốt nhất để có lợi cho bên mình nhé. Tùy vào chất lượng bài viết của mỗi ứng viên mà sẽ có mức giá khác nhau.

• Trao đổi, thỏa thuận rõ ràng chi tiết.
• Yêu cầu gửi thêm bài đã từng viết có liên quan.

Lưu ý các yêu cầu đặc trưng: ảnh, số từ, định dạng Google Doc, cung cấp đầy đủ link driver hình ảnh.

Giá trung bình từ 60-80đ/ từ.

Gửi outline để CTV viết test (trả nhuận bút 40-60đ).

Bước 4: Cho CTV viết bài test

Gửi Guideline, các tiêu chí onpage cho CTV, yêu cầu CTV cần đọc trước khi viết

Sau khi chốt giá, thỏa thuận xong. Bạn gửi Guideline biên tập của mình cho CTV xem qua trước khi bắt đầu viết.

Yêu cầu CTV bắt buộc phải tuân thủ theo Guideline đã đưa ra.

Bước 5: Kiểm duyệt nội dung

Đây là giai đoạn khá quan trọng, bạn cần check bài thật kỹ bài viết của CTV. Nắm rõ các vấn đề CTV có thể dễ bị thiếu hoặc sai sót để phản hồi và yêu cầu chỉnh sửa ngay tức thì để CTV có thể hạn chế mắc lỗi cho các bài viết sau.

Các tiêu chí check bài

Các tiêu chí dưới đây yêu cầu đối với cả bài test và cả bài sau khi thỏa thuận và bắt đầu nhận việc.

Bạn cần phải nắm thật rõ các vấn đề sau thì mới có thể dễ dàng trao đổi và quản lý CTV sau này.

Dưới đây là các tiêu chí bạn cần nhớ:

1. Đầu tiên là check unique của bài viết. 

Đảm bảo bài viết không bị trùng lặp với các bài khác trên Google. Có rất nhiều công cụ check đạo văn. Ở đây tôi sẽ giới thiệu bạn 2 công cụ check đạo văn nhanh chóng.

1. Spineditor – Bạn chỉ cần copy toàn bộ nội dung rồi dán vào phần “KT sao chép nội dung” rồi bấm “Start” để bắt đầu check đạo văn. Công cụ này giá thành khá rẻ, bạn có thể mua và sử dụng nhiều tính năng khác.

2. Smartseotool – Công cụ này check unique khá chính xác. Tuy nhiên đối với bản miễn phí, mỗi lần check chỉ giới hạn tối đa 1000 từ.

Và còn rất nhiều công cụ khác, bạn có thể tham khảo trên Google nhé.

Nếu sau khi bạn check unique ít hơn phần trăm mà bạn quy định. Bạn phải yêu cầu CTV sửa lại theo đúng thỏa thuận. Ở đây, tôi thường quy định unique >90%.

2. Kiểm tra bài viết đã theo đúng outline đưa ra không?

Này là một phần quan trọng. Bạn phải đảm bảo rằng bài viết cung cấp đầy đủ và đúng theo outline mà mình đã gửi. Trách tình trạng thiếu hoặc thêm những nội dung không cần thiết, khiến cho bài viết trở nên lan man, dài dòng. Và khiến cho chi phí viết bài tăng lên.

3. Kiểm tra lỗi chính tả, ngữ nghĩa, dấu câu, list, in đậm/nghiêng.

Trên file docx có phát hiện lỗi chính tả khi đánh văn bản. Vì vậy, bạn có thể lướt qua một lược để xem trước khi đăng bài lên website. Đây là tiêu chí nhỏ, nhưng bạn cũng không được bỏ qua.

Trình bày dạng list theo đúng “Quy tắc biên tập chung”. Một đoạn văn không dài quá 4 dòng (4 dòng chứ không phải 4 câu).

Chỉ nên sử dụng in đậm một vài lần trong suốt bài viết để đảm bảo rằng nó vẫn giữ được tác dụng thu hút sự chú ý về những điểm quan trọng. Không lạm dụng vấn đề này.

4. Kiểm tra các heading/tiêu đề phụ

Yêu cầu CTV trình bày trên file docx một cách chỉnh chu, phân chia bố cục rõ ràng giống như đăng bài trên website. Chọn các heading trong Google Docs một cách chính xác để sau khi copy và dán vào website không bị lỗi hay thiếu xót phải chỉnh sửa nhiều.

5. Kiểm tra kích thước ảnh, caption

Mỗi website sẽ có phong cách, kích thước hình ảnh khác nhau. Ở đây, tôi thường quy định kích thước hình ảnh tối thiểu 800*500.

Bạn phải xem kỹ vì đôi khi CTV sẽ lấy hình ảnh không đúng kích thước, nhỏ quá hoặc lớn quá rồi tự kéo chỉnh trong file doc để nhìn cho thuận mắt. Sau khi dán bài viết lên website bạn sẽ thấy không đúng kích thước.

Xem caption hình ảnh có đang mô tả đúng hình ảnh đó không. Sẽ có nhiều trường hợp CTV lấy heading để làm caption. Tuy nhiên, bạn phải xem xét lại hình ảnh đó nó mô tả hay thể hiện vấn đề gì đối với nội dung bài viết nhé.

6. Kiểm tra tên file ảnh up lên driver

Một vấn đề nữa là tên filename hình ảnh. Đây cũng là một trong những yếu tố của SEO hình ảnh. Vì vậy, bạn phải check xem tên file hình ảnh sau khi CTV up lên driver đã đúng chưa.

Thông thường sẽ lấy caption để đặt tên file hình ảnh.

7. Đọc lại nội dung

Đọc lại toàn bộ nội dung, điều này sẽ giúp bạn có thể tiếp thu thêm kiến thức của một vấn đề mới. Bên cạnh đó, còn trau dồi thêm kỹ năng content của bạn.

Đọc lại và xem giọng nói có đang diễn đạt theo hướng tích cực không.

Giọng điệu phải mang tính đối thoại và nhẹ nhàng. Nó không nên đọc như một bài báo học thuật mà giống như thể bạn đang nói với một người bạn về một chủ đề quen thuộc.

Đây là điều vô cùng quan trọng và sẽ được nhắc lại nhiều lần, nó giúp cho bài viết của bạn khác biệt hoàn toàn với các bài viết khác đang có trên internet.

Bạn cũng sẽ cần phải đảm bảo rằng bài viết không được coi là một chiêu trò bán hàng – ngôn ngữ không bao giờ được bao gồm ngôn ngữ bán hàng kiểu giật gân.

8. Yêu cầu chỉnh sửa trực tiếp trên Google Doc

Nếu có bất cứ lỗi nào, bạn nên note lại ngay và yêu cầu CTV sửa trực tiếp.

Nghiệm thu bài

Sau khi đã check kỹ bài và CTV đã sửa lại (nếu có lỗi).

Bài đã ok thì mình có thể nghiệm thu bài này. Tạo file Google sheet để cập nhập và quản lý cho sau này.

Yêu cầu CTV cập nhật bài vào Google Sheet (Điền đầy đủ title, link google dox, link driver hình ảnh,…

File mẫu Quản lý CTV

Bước 6: Thỏa thuận & bắt đầu nhận việc

Sau khi đã viết bài test đạt. Bạn cần phải thỏa thuận lại một lần nữa về nhuận bút. Nhuận bút tùy theo bài viết nhưng trung bình từ 60đ – 80đ/ từ.

Thỏa thuận về số lượng bài có thể viết trong 1 ngày, 1 tuần hoặc 1 tháng. Để mình có thể cân nhắc phân chia deadline phù hợp để đảm bảo tiến độ công việc bên mình.

Thứ 3 là về thời gian khi nào CTV có thể bắt đầu làm được ngay.

Sau khi đã thỏa thuận ok thì bên mình có thể giao keyword và deadline và theo dõi tiến độ công việc của CTV

Quản lý & hướng dẫn CTV

Hướng dẫn CTV

Hướng dẫn CTV điền kết quả vào file quản lý để dễ theo dõi cũng như đối soát cuối tháng.

Tạo file quản lý cho CTV: Tham khảo

Nói rõ về quy trình giao nhận và duyệt bài viết. CTV sau khi viết bài xong thì cập nhập đầy đủ tiêu đề bài viết, link Google Docs và link Driver hình ảnh và số từ của bài viết lên file quản lý. Nếu bài viết có vấn đề cần sửa lỗi thì note lại ngay trong Google Docs. Đồng thời trong file quản lý bạn phải chọn Status là “Fix Lại” để CTV biết.

Sau khi CTV sửa xong phải chọn lại Status là “Đã Sửa” để quản lý có thể check lại bài.

Nói rõ về quy trình tổng kết & thanh toán nhuận bút: Thường thì sẽ tổng kết vào ngày cuối cùng của tháng và tháng toán vào ngày 5 hằng tháng.

Hướng dẫn CTV đăng bài WordPress (Nếu có) 

Quản lý CTV

Thứ nhất là quản lý và kiểm soát chất lượng cũng như deadline của bài viết

Thống kê word count và nhuận bút của mỗi CTV

Gửi báo cáo và đề xuất thanh toán vào ngày cuối cùng hàng tháng

Thanh toán nhuận bút

Thời gian thanh toán nhuận bút này sẽ tùy thuộc vào quy định của công ty. Thường thì sẽ giao động từ ngày 1 đến ngày 10 hằng tháng.

Vì vậy bạn phải chốt nhuận bút với CTV trước ngày 1 của tháng tiếp theo để gửi cho kế toán xem xét và thanh toán.

Dựa vào file Quản lý CTV, bạn có thể theo dõi được số lượng bài, số từ của mỗi bài và nhuận bút của từng bài. Và từ đó có thể dự toán được chi phí CTV để điều chỉnh với budget của từng website.

File mẫu đề xuất thanh toán chi phí content

Thực hiện Outsource Content đúng cách sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tập trung vào các công việc chiến lược quan trọng hơn và đem lại hiệu quả cao hơn.

Chúc các bạn thành công!